Správa informací

Stručně řečeno, správa informací zahrnuje organizování, získávání, získávání, zabezpečení a udržování informací. S praxí správy údajů úzce souvisí a překrývá se s ní.

Koncepce správy informací

V návaznosti na teorii managementu z oblasti behaviorálních věd, vyvinutou především na Carnegie Mellon University a výrazně zastoupenou Barnardem, Richardem M. Cyertem, Marchem a Simonem, je většina toho, co se děje v servisních organizacích, vlastně rozhodování a informační procesy. Rozhodujícím faktorem v analýze informačních a rozhodovacích procesů je tedy omezená schopnost jednotlivců zpracovávat informace a rozhodovat se za těchto omezení.

Podle Marcha a Simona musí být organizace považovány za kooperativní systémy s vysokou úrovní zpracování informací a obrovskou potřebou rozhodování na různých úrovních. Tvrdili také, že existují faktory, které brání jednotlivcům jednat striktně racionálně, v rozporu s tím, co bylo navrženo a prosazováno klasickými teoretiky.

Namísto použití modelu ekonomického člověka, jak ho obhajuje klasická teorie, navrhli administrativního člověka jako alternativu založenou na jejich argumentaci o kognitivních mezích racionality.

Zatímco teorie vyvinuté v Carnegie Mellon jasně zaplnily některé teoretické mezery v disciplíně, March a Simon nenavrhli určitou organizační formu, kterou považovali za zvláště proveditelnou pro vyrovnání se s kognitivními omezeními a omezenou racionalitou rozhodujících činitelů. Prostřednictvím vlastní argumentace proti normativním modelům rozhodování, tj. modelům, které lidem předepisují, jak by si měli vybrat, také opustili myšlenku ideální organizační formy.

Kromě faktorů zmíněných Marchem a Simonem existují další dva významné aspekty, které vyplývají z environmentální a organizační dynamiky. Za prvé není možné získat přístup, shromáždit a vyhodnotit všechny informace o životním prostředí, které jsou relevantní pro přijetí určitého rozhodnutí za rozumnou cenu, tj. čas a úsilí. Jinými slovy, podle národního ekonomického rámce jsou transakční náklady spojené s informačním procesem příliš vysoké. Za druhé, zavedená organizační pravidla a postupy mohou zabránit přijetí nejvhodnějšího rozhodnutí, tj. že je vybráno suboptimální řešení podle organizační struktury nebo institucionálních pravidel, pokynů a postupů, což je otázka, která byla také předložena jako zásadní kritika proti principům byrokratických organizací.

Environmentální management. Místo toho, aby se organizace přizpůsobovala měnícím se podmínkám životního prostředí, může usilovat o modifikaci svého prostředí. Typickým prostředkem snižování nejistoty je vertikální a horizontální spolupráce, tj. spolupráce nebo integrace s jinými organizacemi v hodnotovém systému odvětví. Příkladem snižování nejistoty ve vztahu k předchozí nebo náročné fázi průmyslového systému je koncepce spolupráce dodavatele a maloobchodníka nebo Efektivní reakce zákazníka.

Vytváření laterálních vztahů. V tomto případě jsou stanoveny procesy laterálního rozhodování, které procházejí napříč funkčními organizačními jednotkami. Cílem je aplikovat systém rozhodovací subsidiarity, tj. přesunout rozhodovací pravomoc do procesu, namísto přesunu informací z procesu do hierarchie pro rozhodování.

Investice do vertikálních informačních systémů. Místo zpracování informací existujícími hierarchickými kanály může organizace vytvořit vertikální informační systémy. V tomto případě je tok informací pro konkrétní úkol (nebo sadu úkolů) veden podle aplikované obchodní logiky, nikoliv podle hierarchické organizace.

V návaznosti na koncept laterálních vztahů je také možné využít organizační formu, která je odlišná od jednoduché hierarchické informace. Organizace Matrix usiluje o spojení funkční a produktové základny a dosažení rovnováhy při zpracování informací a rozhodování mezi vertikální (hierarchickou) a horizontální (produktovou nebo projektovou) strukturou. Vytvoření maticové organizace lze také považovat za reakci managementu na trvalý nebo trvalý požadavek na přizpůsobení se environmentální dynamice, namísto reakce na epizodické požadavky.